7 tips voor een succesvolle pilot in de zorg

1. Weet het doel van je zorgpilot

“Het woord ‘pilot’ schept bepaalde verwachtingen. Het klinkt als een proef, maar die kan slagen of mislukken. Terwijl een pilot altijd slaagt, ook als die ‘mislukt’. Want dan heb je ontdekt dat het niet de juiste route was. Daarom is het belangrijk om vooraf goed te weten met welk doel je een pilot doet. Voor mij is dat: kleinschalig iets uitproberen en daar conclusies aan verbinden. Dat kan zijn dat je de stekker eruit trekt.”

2. Sta open voor bijeffecten van de innovatie

“Pilots zijn vaak lineair opgezet. En meestal ook heel wetenschappelijk, met vooraf vastgestelde criteria. Ik creëer liever ruimte om te bedenken wat je nog meer met een innovatie kunt doen. Als je dat durft, kun je interessante dingen ontdekken. Bijvoorbeeld astmapatiënten die van de longarts een peakflowmeter meekrijgen om hun gezondheid in de gaten te houden. Daarmee kunnen ze ook heel goed zelf hun medicatie instellen of zelfs afbouwen. Dat is een interessant bijeffect. Het geeft patiënten de mogelijkheid de regie te nemen.”

3. Draai een zorgpilot om vertrouwen te kweken

“Patiënten met hartritmestoornissen, atriumfibrillatie, hebben vaak niets ernstigs. Maar soms wel. De beste manier om daar achter te komen is mensen een kastje mee naar huis te geven, dat het hartritme bijhoudt. Maar daar waren artsen bij cardiologie toch een beetje huiverig voor. Ze waren bang om veel meer bezorgde telefoontjes te krijgen. Toen hebben we een pilot ingezet om ze over de streep te trekken. Na 2 maanden proefdraaien bleek het wel mee te vallen met die telefoontjes. Patiënten waren goed in staat te bepalen wanneer ze wel en niet moesten bellen.”

4. Houd de zorgpilot klein en sluit aan bij het bestaande proces

“Een pilot moet zinvol zijn, maar tegelijkertijd zo low-profile mogelijk. Naar die balans moet je even zoeken. Als je het te klein maakt, kun je minder uitproberen. Maar maak je het te groot, dan wordt het al snel ingewikkeld. Bij ons rijdt Robin de robot de hele dag met buisjes met bloed heen en weer tussen de dialyse-afdeling en het laboratorium. Een afstand van slechts 112 meter, maar het scheelt de medewerkers van de dialyse-afdeling enorm veel tijd. En hij past naadloos in het zorgproces. Ze bestellen Robin via een app op de telefoon en vervolgens brengt hij de bloedbuisjes direct naar het lab. Als we de pilot hadden beperkt tot de dialyse-afdeling was het niet zinvol geweest. We wilden de bloedbuisjes immers bij het lab krijgen. Maar om het niet te complex te maken, hebben we er bewust voor gekozen om Robin eerst op één verdieping in te zetten.”

5. Beleg de verantwoordelijkheid al in de zorgpilot

“Onze fysiotherapeuten zijn van mening dat patiënten in het ziekenhuis te weinig bewegen. Dat veroorzaakt negatieve effecten – zoals verlies van spiermassa – die losstaan van hun ziekte. Maar hoe kunnen de fysiotherapeuten laten weten wat een patiënt wel en niet mag doen? Daarvoor hebben ze een prachtige – niet-digitale – innovatie bedacht: achter het bed hangt een whiteboard, waarop magnetische icoontjes aangeven wat een patiënt wel en niet mag. Voor iedereen – de arts, de verpleegkundige, de mantelzorger, de familie – overzichtelijk en duidelijk. Al in de pilot hebben we duidelijk belegd wie er verantwoordelijk is voor de whiteboards: de fysiotherapeuten. Ook als een patiënt van zaal A naar zaal B verhuist. Dat maakte dat de innovatie kon slagen. De verpleegkundigen kregen er geen extra taak bij.”

6. Organiseer een zorgpilot na de zorgpilot

“Als innovator ben ik betrokken bij de eerste stapjes van een innovatie. Zeg stap 0 tot 3 op een schaal van 0 tot 100. Juist die eerste stapjes zijn supercomplex, dan weten we nog helemaal niets. Na die eerste stapjes weten we meer, maar nog steeds te weinig om een projectorganisatie op te zetten om de innovatie verder te implementeren. Als het bij de ene artsen- of patiëntengroep goed werkt, moet je eerst kijken of dat bij een andere groep ook zo is. Een tweede pilot dus, voor stap 3 tot 25. Pas daarna is het tijd om een projectorganisatie op te tuigen.”

7. Maak geen businesscase

“Ik geloof niet in businesscases voor pilots. Je weet toch niet wat eruit komt? Een businesscase vernauwt je blik. Je focust op de doelstellingen en let niet meer op de bijeffecten. Een businesscase maak ik idealiter pas als we gaan implementeren. Zonder businesscase weet je niet of iets rendeert. Precies daarom is het een pilot.”

Pilots draaien zonder businesscase is een van de strategieën om innovaties te implementeren, maar je kunt het ook een onderdeel maken van een groter traject mét een businesscase. Zo zijn er nog meer strategieën. Meer over het implementeren van zorgtechnologie, zoals hulp, tips en ervaringen, vind je bij Implementatie.