Duurzaam innoveren met een implementatiecoach

Aandacht voor álle organisatieonderdelen

“Organisaties die met digitale hulpmiddelen aan de slag gaan, besteden vaak veel aandacht aan de techniek. Medewerkers worden bijvoorbeeld getraind in de werking van een cliëntportaal. Heel nuttig natuurlijk, maar het gaat alleen over de werking van de techniek. De focus op veranderingen in de organisatie en een andere manier van zorg verlenen is net zo belangrijk. Werkprocessen gaan anders lopen, richtlijnen veranderen. Als je duurzaam wilt innoveren, is aandacht voor álle organisatieonderdelen nodig. Anders wordt de innovatie onbedoeld een ‘exoot’, een hulpmiddel waar een klein clubje mensen enthousiast over is, maar dat niet ingebed raakt in de normale manier van werken. Tel daarbij op dat mensen in de organisatie vaak niet de expertise – en vooral geen tijd – hebben om bekend te raken met de toepassing van de techniek. Dan biedt een implementatiecoach uitkomst.”

De ideale wereld

“In mijn ideale wereld ben ik als implementatiecoach al betrokken bij de keuze van de innovatie. Zodat ik kan adviseren over de toegevoegde waarde. Als je niet weet waarom je het doet, kun je een innovatie niet succesvol implementeren. Dan komt het ‘erbij’. En wat ‘erbij’ komt, gaan mensen niet gebruiken. Ik kan helpen om vanuit visie keuzes te maken. Dus beginnen met het vormen van een visie en daar een programma van eisen bij maken. Zo kom je tot gedegen keuzes. Maar de werkelijkheid is vaak niet zo mooi. Zorgorganisaties schaffen allerlei losse technologie aan. Nu in coronatijd is er veel vraag naar beeldbellen. Dat is positief, want mensen ervaren ‘noodgedwongen’ dat beeldbellen best kan werken. Een nadeel is dat het geen goede implementaties zijn. Het gaat ad hoc. In die situaties adviseer ik ‘hoe verder’.”

Medewerkers moeten de innovatie omarmen

“De implementatie van e-health gaat alleen goed als de medewerkers op de werkvloer het omarmen. Zij moeten er immers mee gaan werken. Het is dus belangrijk om vanaf het begin de medewerkers mee te nemen. Alleen dan kunnen ze de innovatie aan hun cliënten ‘verkopen’. Hoe medewerkers dat het beste kunnen doen, leren ze van de implementatiecoach. Bijvoorbeeld dat ze beter ‘u krijgt een login voor onze app’ kunnen zeggen dan ‘wilt u een login voor onze app’. Zo normaliseren ze de nieuwe werkwijze.”

Zorg verlenen met de innovatie

“Zodra visie, werkprocessen en richtlijnen op de kaart staan, is het tijd voor scholing. En daarmee bedoel ik niet een workshop waarin medewerkers de functionaliteiten van de techniek leren. Natuurlijk zijn die basisvaardigheden nodig, maar ga ook een stap verder: leer je medewerkers zorg te verlenen met de innovatie. Beeldbellen is een goed voorbeeld. Ik geef veel trainingen waarin behandelaren leren het gemis aan non-verbale signalen te compenseren. Zo kunnen ze ook via beeld écht contact met hun cliënten maken en kan de beeldbelsessie een volwaardige behandelsessie worden. Want dat is mogelijk. Ik geloof echt dat digitale middelen de zorg beter en toekomstbestendig kunnen maken. Dat we kosten kunnen besparen en tegelijkertijd een kwaliteitsimpuls aan de zorg kunnen geven. Maar dan moeten we het wel slim doen en de goede keuzes maken.”

3 tips van de implementatiecoach

• Begin met visievorming. Weet waarom je een innovatie kiest en op welke manier het van waarde is voor de doelgroep.
• Neem niet alleen de cliënten, maar ook de medewerkers mee. Zowel de cliënten als de medewerkers moeten de meerwaarde zien. Wat levert het hen op? Hoe maakt het hun werk leuker, makkelijker en beter?
• Reserveer voldoende tijd en geld voor scholing. Medewerkers moeten zich goed toegerust voelen om de innovatie gebruiken. Niet alleen technisch, maar óók zorginhoudelijk.

Wil je ook een implementatiecoach inschakelen? Dat kan met subsidie van Zorg voor innoveren. Meer over het implementeren van zorgtechnologie, zoals hulp, tips en ervaringen, vind je bij Implementatie. Kijk ook eens op zorgbewegers.nl.