Spraakgestuurd rapporteren: "Ik wil hier echt nooit meer van af"

Terug in de tijd

Na 10 jaar in het ziekenhuis gewerkt te hebben, werd Inès wijkverpleegkundige: “Het voelde alsof ik terug ging in de tijd, het ziekenhuis was al zoveel verder. Ik dacht echt: deze zorgmedewerkers werken zó hard. En we kunnen veel meer doen om het werk makkelijker te maken dan wat we nu doen. Daar komt mijn interesse voor innovatie vandaan.” Zo groeide Inès tot adviseur innovatie en werd ze projectleider bij de implementatie van spraakgestuurd rapporteren bij Patyna.

Drie keer ja

Het was de ECD-leverancier die met de suggestie kwam: is spraakgestuurd rapporteren niet iets voor jullie? “En toen hebben we een testfase gedaan van een maand met 3 thuiszorgteams.", vertelt Inès, “Om te kijken: levert het ook echt op wat we willen dat het oplevert? Leidt het tot tijdwinst voor de zorgmedewerker? Gaan we samen met de cliënten rapporteren? Verbetert het methodisch rapporteren?” Al snel bleken de antwoorden ja, ja en ja. “Er was een collega met dyslexie die het spraakgestuurd rapporteren uitprobeerde en zó enthousiast was, ze zei: ‘ik wil hier echt nooit meer van af’.”

Technologie als middel, niet als doel

Er werd besloten om de technologie in de hele thuiszorg uit te rollen. "Maar", benadrukt Inès, “we implementeren niet het spraakgestuurd rapporteren. Nee, we verbeteren de rapportages omdat we transparantie willen creëren, door samen met de cliënten te gaan rapporteren.” Spraakgestuurd rapporteren is slechts een middel om dat te bereiken. “Want doordat je hardop spreekt, kan een cliënt ook reageren op wat je opschrijft. Dát is het doel.”

Omgaan met ongemak

De overstap van typen naar spreken gaat niet vanzelf. “Mensen zijn niet gewend om hardop uit te spreken wat ze willen rapporteren. Ze gaan gauw weer terug naar het typen,” vertelt Inès. “En in regio’s waar met cliënten Fries wordt gesproken, voelt het ongemakkelijk om ineens in het Nederlands te moeten praten.”

Om het gebruik van spraakgestuurd rapporteren te vergroten, organiseerde Patyna drie fysieke bijeenkomsten voor alle thuiszorgteams: één over het hoe en waarom van de technologie, één om samen te oefenen met inspreken, en één met de coaches om verdere begeleiding te bespreken. “Het heeft het ongemak verminderd, maar we zijn er nog niet... Het kost gewoon tijd.”

Leren van de implementatie

Een belangrijke les: zorg dat de juiste mensen het voortouw nemen. Inès vertelt: “We hebben gezocht naar aanjagers binnen teams. Mensen die al enthousiast waren over spraakgestuurd rapporteren. Maar eigenlijk wil je de wijkverpleegkundige als kartrekker. Die is eindverantwoordelijke voor de zorg en rapportages en kan het team meenemen.” Nu was het namelijk moeilijk om de laatste teams mee te nemen: “Daarin zaten mensen die niet uit zichzelf gemotiveerd waren om mee te doen. Mensen die moeten. Dat werkt niet.”

Inmiddels is er daarom bij Patyna één wijkverpleegkundige als ambassadeur verantwoordelijk voor het borgen van de aanpak. “Veel mensen zijn enthousiast, wij zijn enthousiast. Maar er zijn altijd nog meer mensen die je mee wilt krijgen. Met een wijkverpleegkundige in de lead is dat nu ingebed in de organisatie.”

Praktisch en technisch

Spraakgestuurd rapporteren vraagt ook praktische aanpassingen. “Denk aan de privacy van de cliënt, rapporteer op een plek waar mensen niet kunnen meeluisteren. En het is handig als de cliënt niet door je heen praat. In het begin hadden we nog wel komische momenten. Dan was iemand aan het rapporteren en dan vroeg de cliënt tussendoor: ‘Wil je ook een bakje koffie?’”

Cliënten zijn over de veranderingen in rapportages geïnformeerd met een brief. “En alle zorgmedewerkers zijn ook ingelicht over hoe ze de cliënten mee kunnen nemen om samen te rapporteren.” Dat leidt tot meer betrokkenheid van cliënten bij hun zorg. Inès geeft een simpel voorbeeld: “Een cliënt vertelde: ‘Ze zou opschrijven dat ik pijn had aan mijn linkerarm. Maar het was mijn rechterarm.’ Zo haal je interpretatie eruit en creëer je duidelijkheid.”

Wat levert het op?

De voordelen zijn duidelijk zichtbaar. “Er zijn mensen die zeggen: ‘Ik ga echt huilen als dit er weer af wordt gehaald.’ Die zijn zó enthousiast.” Bovendien geeft spraakgestuurd rapporteren structuur aan de verslaglegging. “Het methodisch rapporteren zorgt ervoor dat je veel duidelijkere rapportages maakt. Je rapporteert wat bijzonder is, niet zomaar alles wat gebeurt.”

Ook de tijdwinst is duidelijk. Een voorbeeld van Inès: “Een verpleegkundige van het thuiszorgteam vertelde me dat ze aan het einde van de dag, na haar dienst, nog rapportages ging controleren van haar collega’s. Om te checken of het wel goed was opgeschreven. Nouja, dat hoeft nu dus niet meer.”

En nu?

Het spraakgestuurd rapporteren kan nog worden uitgebreid. “Er zijn wijkverpleegkundigen die enthousiast zijn om ook het anamnese gesprek op te nemen. In principe kan het hele verpleegkundige proces spraakgestuurd gerapporteerd worden.” Er wordt bij Patyna ook getest met een app waarmee medewerkers onderweg via hun telefoon kunnen rapporteren. “En wat helemaal mooi zou zijn is een spraakgestuurd dossier, dus ondersteuning bij meer dan alleen rapportages. Dat je bijvoorbeeld kunt zeggen: ik heb een bloeddruk gemeten en dat de waarden die je inspreekt meteen op de juiste plek komen te staan.”

Zelf aan de slag

Voor organisaties die ook aan de slag willen met spraakgestuurd rapporteren: 

• De belangrijkste tip van Inès: "Laat niet de technologie, maar de waarde voor de cliënt of medewerker voorop staan”.
• Vilans heeft een implementatietoolkit gemaakt waarin je uitgebreide informatie leest over de implementatie, opschaling én borging van spraakgestuurd rapporteren.
• Digizo heeft een aantal leveranciers van spraakgestuurd rapporteren getoetst. De resultaten kun je gebruiken als keuzehulp.