Slim samenwerken met andere zorgorganisaties

“De directe aanleiding voor onze samenwerking was – ik zeg het maar eerlijk – geld”, zegt Tanja. “Er was een potje voor extra innovatie beschikbaar in de regio. Een van de eisen was samenwerken. Wij vonden elkaar omdat we alle vier meer wilden investeren in e-healthtoepassingen.” ActiVite, DSV|verzorgd leven, Libertas Leiden en Topaz waren benieuwd of ze de inzet van zorgtechnologie konden versnellen door het samen te doen.

Stel een projectleider aan

De vier organisaties kenden elkaar overigens al vrij goed. “We doen al best wat dingen samen, zoals de stedelijke nachtzorg en nu de COVID-unit”, vertelt Tanja. “Maar het uitgangspunt van dit project, kennis delen en elkaar inspireren, was wél nieuw.” De vier bestuurders gingen bij elkaar zitten om ideeën te inventariseren. “We stelden onszelf de vraag ‘waarom doe ik mee, wat wil ik bereiken?’”, vertelt Tanja. “Dat ging natuurlijk alle kanten op. Wel heel inspirerend hoor, want we hebben allemaal mooie plannen en prachtige toekomstbeelden. Maar het was moeilijk af te bakenen. We concludeerden dat we een externe projectleider nodig hadden. Iemand die zijn of haar sporen al verdiend had en de wereld van e-health en domotica goed kende.”

Zet een structuur op

Deze projectleider zette eerst een heldere projectstructuur op. “Dat was heel prettig”, aldus Tanja. “Want kennis en ervaringen delen kan alleen binnen een structuur met duidelijke afspraken en vaste overlegmomenten.” Ook kreeg de samenwerking een naam: Samen innoveren en slim organiseren in het verpleeghuis. Iedere organisatie stelde één interne projectleider aan. Daarboven vormden de vier bestuurders een stuurgroep.

Kies een methodiek

De projectleider stelde ook voor om via de methodiek van ‘trechteren’ tot vier innovaties te komen. Die methodiek start met een groslijst van ideeën. Door steeds een aantal ideeën weg te strepen blijven uiteindelijk alleen de echt bruikbare over. Dat wegstrepen gebeurt aan de hand van vooraf opgestelde criteria. Tanja: “Die criteria formuleerden we samen. Denk aan ‘voortzetten na het project is mogelijk’ en ‘op te leveren binnen de duur van het project’.” Ook maakten de vier organisaties de principekeuze dat ze alle vier iets anders gingen doen. “Iets dat bij de eigen organisatie kansrijk was en door de uitwisseling maximale kruisbestuiving zou krijgen.”

Twee voorbeelden

Die kruisbestuiving vond inderdaad plaats, bij elk van de vier projecten. Tanja geeft twee voorbeelden. “Topaz ging aan de slag met ‘asset tracking’. Hulpmiddelen als een tillift of een infuuspaal krijgen dan een sensor, zodat medewerkers ze snel kunnen vinden via een app. Uit de pilot bleek dat de tijd hier nog net niet rijp voor is. Maar ik houd het wel in mijn achterhoofd voor de toekomst. De kennis die Topaz heeft opgedaan is voor ons allemaal beschikbaar.” ActiVite deed een proef met slim incontinentiemateriaal. “Een veelbelovende innovatie, alleen de businesscase is nog niet sluitend. Daarover gaan we nu met een aantal andere organisaties in gesprek met de leverancier en het ministerie van VWS. Normaal gesproken doe je dat pas als je zélf ervaring hebt opgedaan met een technologie. Nu heeft ActiVite dat al voor ons gedaan en kunnen wij dat stukje overslaan.”

‘Samen innoveren en slim organiseren in het verpleeghuis’ is een samenwerking van ActiVite, DSV|vezorgd leven, Libertas Leiden en Topaz. Op libertasleiden.nl vind je meer informatie over de opbrengsten van de samenwerking. Meer over het implementeren van zorgtechnologie, zoals hulp, tips en ervaringen, vind je bij Implementatie.