Hulp bij implementatie

Als je een innovatie in een zorginstelling of organisatie wilt implementeren, kun je voor een stappenplan, hulp, advies en/of tips terecht bij:

• Hoe implementeren? van Zorg voor innoveren. Geeft antwoord op welke strategieën er zijn en welke het beste wanneer past. Ook over de factoren die invloed hebben op de implementatie.
• Handreiking e-health implementatie van Zorg voor innoveren. Een gedegen stappenplan om te implementeren, met praktische voorbeelden, aandachtspunten en tips.
• Implementatie-tools van Zorg voor innoveren. Over het maken van een implementatieplan of het inhuren van implementatie-experts.
• Implementatietoolkit Technologie in de Zorg van Vilans.  Het implementatieproces in stappen, met uitleg, tips, tools en praktische voorbeelden.

Folder over implementatie

Je kunt onze folder 'Implementeren van een zorginnovatie' downloaden. In deze folder worden de stappen van implementatie kort achter elkaar gezet. Er is voor elke stap meer informatie beschikbaar en ook over de methoden en tools die genoemd worden. Hieronder staan bij elke stap de bijbehorende links naar meer informatie.

Stappen van implementatie op een rij

Welke stappen moet je zetten als je een innovatie wilt implementeren? En welke tools en handleidingen kunnen je hierbij helpen? Volg het onderstaande stappenplan en lees waar je aan moet denken als je aan de slag gaat.

1. Doel-/probleemstelling

Leuk dat je wilt gaan innoveren, maar waarom eigenlijk? Welk doel wil je bereiken? Hulp bij het bepalen van het doel van de innovatie of bij analyseren waar het probleem precies zit, vind je op Zorg voor Beter of op p. 5 van de implementatietoolkit.

Daarnaast zijn er verschillende methodieken om het probleem te achterhalen:

• Single loop and double loop learning
• Design Thinking
• Problem Reframing

2. Visie overeenstemming

Is je opgestelde doel ook een doel van je organisatie? Past je voorstel in de bredere zorgvisie van het bestuur? Bekijk voor meer informatie over werken vanuit een visie:

• Handreiking e-health implementatie
• Ervaring van zorginstelling Tante Louise met technologie implementeren vanuit de visie, zie p. 41 van de Verkenning naar technologie in de verpleeghuiszorg (pdf)

3. Doelgroep bepalen

Voor wie verandert er iets door de innovatie? Op de werkvloer (collega's), in het dagelijks leven (cliënten) en tijdens het bezoekuur (mantelzorgers)? Zij hebben allen invloed op het succes van de implementatie. Om erachter te komen wie er in je doelgroep zitten, maak je een doelgroep-analyse. Zie voor hulp:

• Doelgroep analyseren: zie p. 8 van de implementatietoolkit.
• Invultool 'Doelgroep analyseren': in hoofdstuk 1 van dit implementatieplan.
• Ervaring van zorginstelling DrieGasthuizenGroep met het betrekken van zorgverleners bij implementatie, zie p. 47 van de Verkenning naar technologie in de verpleeghuiszorg (pdf).

Tip: Vind ambassadeurs op de werkvloer. Zij zijn enthousiast over het gebruik van de techniek en hebben ervaring vanuit de praktijk. Zij kunnen de rest van het team motiveren en eventuele weerstand wegnemen.

4. Innovatie kiezen

Uit welke oplossingen kun je kiezen? Kijk bij de zorgoplossingen. Tip: kies bij het filter zorgdomein voor het zorgveld waarin je werkt, bijvoorbeeld voor ‘verpleeghuiszorg’.

Wat is de beste innovatie voor jullie? Maak niet te snel een beslissing. Sluit in het begin geen oplossingen uit, maar kijk breed, samen met je doelgroep. Voor hulp hierbij:

• Invultool 'Checklist vernieuwing doorlichten': in hoofdstuk 3 van dit implementatieplan.
• Ervaringen van cliënten, zorgverleners en zorgbestuurders over verschillende innovaties in de verhalenbundel 'Innovatie in het verpleeghuis' (pdf).

Tip: Je hoeft niet zelf het wiel uit te vinden. Lees over de ervaringen van anderen en vraag rond in de regio, bij zusterorganisaties, in Facebookgroepen, enz.

5. Eisen opstellen

Aan welke eisen moet de innovatie voldoen? Zet alle technische en functionele eisen die je aan de innovatie stelt op een rij. Denk ook aan een innovatie die aansluit bij je bestaande processen of hoe je de processen kunt aanpassen. Bekijk voor hulp hierbij:

• Een oplossing kiezen met de MoSCoW methode, zie p. 9 van de implementatietoolkit. 
• Technische en functionele eisen op een rij zetten, zie p. 10 van de implementatietoolkit. 

6. Businesscase opstellen

Wat zijn de randvoorwaarden voor je innovatie? En hoe zorg je voor financiering? Stel een businesscase op waarin je dit aan bod laat komen. Bekijk voor hulp hierbij:

• Stellen van randvoorwaarden, zie p. 11 van de implementatietoolkit. 
• Wegwijzer voor de bekostiging van e-health, per zorgsector, zie de wegwijzer van de NZa.
• Overzicht van financiële regelingen, zie de regelingenwaaier.
• Overzicht van de toetsingscriteria van de IGJ voor de inzet van e-health, zie het digitale boekje 'Toetsingskader'.
• Ervaring van ZorgSpectrum, deelnemer aan de Challenge Verpleeghuizen van de Toekomst 2018/2019, zie hun business case.

7. Strategie bepalen

Heb je goed nagedacht over een strategie? Heb je je doelgroep hierbij betrokken? Hoe zorg je ervoor dat de innovatie met succes wordt geïmplementeerd? Alleen een nieuw product aanschaffen is niet voldoende, je gaat ook een zorgproces veranderen. Er zijn verschillende strategieën om dit te doen. Zie voor meer informatie:

• Implementatiestrategieën en factoren die van invloed zijn: zie 'Hoe implementeren' van Zorg voor innoveren.
• Invultool 'Strategie kiezen': in hoofdstuk 5 van dit implementatieplan.
• Aanpak bepalen: p. 17-21 van de implementatietoolkit.

8. Leverancier kiezen

Welke leveranciers bieden de innovatie aan? En welke leverancier is de beste keuze? Bekijk de tips voor het kiezen van een passende leverancier en waar je rekening mee moet houden:

• Leverancier kiezen, zie p. 10 van de implementatietoolkit.

Het is slim om in elk geval hier een ‘go / no go’-moment in te plannen (vaker is nog beter) : zie p. 6 van de implementatietoolkit.

9. Implementatie uitvoeren

Nu is het tijd om de implementatie uit te voeren. Begin klein en met de hulp van de ambassadeurs. Goede begeleiding en ondersteuning van gebruikers blijft tijdens en na de implementatie essentieel. Want het leren omgaan met een veranderd werkproces duurt vaak langer dan het omgaan met de innovatie. Hoe pak je dit aan? Bekijk voor meer informatie:

• Uitvoering en evaluatie: 'In de praktijk brengen', zie de handreiking e-health implementatie.

10. Evaluatie

Als je niet structureel aandacht aan de ervaringen met de innovatie besteedt, dan verdwijnt hij na een paar maanden in de kast. Evalueer tijdens vergaderingen en doe analyses. Zo kom je erachter of de implementatie succesvol verloopt, of je ergens moet bijsturen, en welke knelpunten je moet oplossen. Voor hulp hierbij, zie:

• Borging: zie p. 23 van de implementatietoolkit.
• Invultool 'Evalueren' en invulschema mogelijke problemen en oplossingen: zie hoofdstuk 7 van dit implementatieplan.
• Verbetermethode PDSA
• Scrum sessies

11. Opschalen

Is het gelukt om de innovatie succesvol in te voeren? Ga dan na of je de innovatie op grotere schaal kan gaan toepassen. Bekijk voor hulp hierbij:

• Alles over opschaling, met tekst, video en opschalingsgids: zie 'Opschaling' van Zorg voor innoveren.
• Ervaringsverhaal van Zorgwaard over het opschalen van innovaties, zie p. 53 van de Verkenning naar technologie in de verpleeghuiszorg (pdf).
• Ervaringsverhaal van BrabantZorg over het opschalen van de medicijndispenser Medido, zie p. 59 van de Verkenning naar technologie in de verpleeghuiszorg (pdf).